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🎤 回答受領〜IV実施

回答対応・アップデート・SQ/アベ回収・エキスパート管理・スケジューラー・見届け・ビリング

📬 エキスパートから回答が来たら・アップデート方法

⓪ カスタム or DB の見極め

  • すでに経歴が入力されているプロフィール → DB（エキスパート管理シートに入力してアポロジーを検討）
  • 真っ白な状態 → カスタム

① コンファコールが必要か確認

以下のいずれかに当てはまる場合はコンファコールが必要：

  • 回答内容が薄い場合
  • Linkedin以外（キーマンやWebサーチ）から見つけた場合
  • アベイラビリティがタイムラインに合っていない場合
💡 コンファ不要の場合：即電話して「①お忙しい中回答いただきありがとうございます。②クライアントに日時含めて確認いたします。」と伝える。その後Magical「afteranswerjp」でお礼メール送付。

② エキスパートのプロフィールを整える

  1. 経歴を埋める
    • LinkedIn経由の場合 → Grabberを使用してAISにAutoで入力
    • LinkedIn以外のソース → 手打ちで入力
  2. 回答内容を丁寧に記載：VQ Answersにクライアントが望む回答がちゃんと記載されているか確認・手直し
  3. バイオをAIで作成・手直し：AIS内「Generate Bio」→ Japanese選択 → Generate → 案件の対象に沿ったバイオになっているか確認
  4. アベイラビリティを整える：GeminiにMagical「abegpt」を発動させて整える（Proposal案件はTBD入力）
  5. Rate & Specialist Costを記載：Rate=クライアントへの提案額（CFに確認）/ Specialist Cost=エキスパートへの謝礼額
AI bio生成画面

AIS「Generate Bio」→ Japaneseを選択してGenerateを押すとスコープ内容に沿ったバイオが自動生成される

Add expert Mandatory infoフォーム

LinkedIn以外からのカスタムエキスパートは「Add expert manually」で手動登録。Mandatory infoに氏名・メール・電話・LinkedIn URLを入力

Add expert Work experienceフォーム

Work experienceタブ：会社名・役職・在籍期間を入力（「+ Add experience」で複数職歴を追加可）

③ CFにアップデート

Magical「updatejp」を起動 → メンターに確認を依頼 → 確認・修正後にCFメンションでアプデを依頼（「メンター確認済みです」の一言を添える）

💡 エキスパート名の後ろに「カスタム」または「DB」のスタンプを貼りましょう（Kanaの管理用）。

❓ 追加SQ / アベイラビリティ回収

追加SQ

クライアントがIV実施の最終決定を下すために追加でSQを依頼してくる場合があります。ここまで来ると実施確度は比較的高いので電話orメールで速攻回収しましょう。

アベイラビリティ回収

提示内のアベがはまらず、再度アベ回収を依頼されるケースがあります。どれだけ遅くとも回収依頼を受領したEODを目処に回収できると理想です。

展開方法（Magical：tuikatenkai）

📋 展開テンプレート（tuikatenkai）：
@マネージャー名
#Expert XXX - (会社名)より、SQ回答および今週のアベイラビリティを回収致しましたので共有致します。
===
＜SQ回答＞ Q1. (質問) → A1. (回答)
＜アベイラビリティ＞ ◎/◎(◎) 00:00〜00:00 JST
===

📊 エキスパートの管理

複数PJTを回すにあたり、各エキスパートの状況をエキスパート管理シートで適切に管理しましょう。

ExpertDB一覧画面

Expert & Interview → ExpertDB：VQs stat・IV/CDD・担当リクルーター・タグなどエキスパートの状況を一覧で確認

管理シートの記入項目

項目内容
プロジェクト / スコープ担当案件とスコープ名
氏名 / 企業名エキスパートの基本情報
経由ツール / カスタムCDD or DBリクルーティング経路
クッション連絡予定日直近アベの前日（カレンダーにリマインダーを設定推奨）
クッション1・2実施日 / 返信コミュニケーション記録
プロジェクトステータス / 特記事項現状と注意事項

⏳ クッション・アポロジー対応

クッション連絡（Magical: wait1jp / wait2jp）

提案済みで、まだピックされていないエキスパートへ「現在調整中なので少々お待ちを…」という連絡を送る行為です。

  • 必ずもらったアベの前日に最初のクッションを入れる
  • 1回目のクッションから基本3日以内に再度クッションを入れる
  • 1〜2週間後も連絡がない場合はアポロジーへ（Proposal案件：提案日から3日後にクッション1を入れる）

アポロジー（Magical: apologyjp）

提案済みのエキスパートのプロジェクト・スコープが終了した場合に送付します。

⚠️ 毎回同じ定型文を送らない！特にDBで何回もご協力いただいているエキスパートには工夫が必要。理由に変化をつける（タイムラインの関係で / 予算の関係で / 調査内容の変更 など）。
  • 可能であれば電話でアポロジーする（特にカスタムエキスパート）
  • Hotaruのアポロジールール：クッションから1週間後

📅 スケジューラー発行 & バックグラウンドチェック

スケジューラー発行手順

  1. AISでエキスパートのステータスをProspect → Approvedに変更
  2. Googleアカウントでログイン
スケジューラー発行画面（Googleログイン）

Interview infoタブ：最初にGoogleアカウントでログイン → スコープを選択

  1. Interview infoを記入：
    • Interview title for client：[Expert Interview / Arches / スコープ名 / エキスパート番号 / PJT番号]
    • Interview title for expert：[業界インタビューのご依頼 / アーチーズ / スコープ名]
    • Expert / Client participants：各メアドを入力（Clientは全PICアドレスを入力）
    • Arches participants：発行者・CF・マネージャー（別スコープ担当リクルーターは外す）
    • Interview platform：自社発行はZOOM / 先方発行はOthers or Microsoft Teamsを選択してURLを挿入
  2. Email content：JapaneseテンプレートでFor Client / For Expertそれぞれ編集（氏名を挿入）
  3. 項目に間違いがないか最終確認（特に日程・インタビューアカウント）→「Create Interview and Send Invitation」を押下
  4. Googleカレンダーから1時間前（メール）・10分前（通知）のリマインダーを設定。1週間以上空く場合は1日前のメールリマインドも設定
New interviewフォーム

New interviewフォーム：Interview time・timezone（Japan）・platform（Zoom）・languageを設定

インタビュー設定完了画面

参加者メアド・日時・プラットフォーム・言語を入力した状態。確認後「Save」または「Create interview and send invitation」

💡 Zoomの場合：エキスパート用リンク（非ホスト）とクライアント用リンク（ホスト権限・待機室ON）が別々に発行されます。使い間違えないよう注意。
Zoom URL発行例

Zoom発行後：エキスパート用URL（待機室経由）とクライアント用URL（直接入室）が別々に表示される

Teams会議リンク例

先方発行（Microsoft Teams）の場合：送られてきた会議リンクをInterview url欄に貼り付けてエキスパートに共有

バックグラウンドチェック

スケジューラー発行後は必ずバックグラウンドチェックも実施しましょう。Background Check Manual_JPを参照してください。

👁 インタビューの見届け

基本的に「個人のArchesアカウント」で入室しIV開始を確認します。

見届けの手順

  • 10〜15分前には入室して、エキスパート/クライアントの音声をチェック
  • 開始から1〜2分経っても入室していない場合は、エキスパートへ即電話
  • カメラはオンにしなくてもよい（ONにするなら襟付きの服推奨）

見届けテンプレ（両方揃ったとき）

📋 「クライアント様、エキスパート様お揃いになりましたので、インタビューを開始させていただければと思います。私はこのあと退出させていただきます。それでは何卒よろしくお願いいたします。」（カメラOFFにして30秒様子見て退出）
⚠️ インタビュー中にエキスパートの名前は絶対に呼ばない。「インタビュイー様」「エキスパート様」と呼ぶ。開始後は画面スクショを撮ってSlackで開始報告する。

見届けスキップ条件（早朝/深夜の場合）

①前日/当日にエキスパートの参加確認ができている ②1時間前リマインドが設定済み ③スキップする旨をSlackに落としてマネージャーに周知 ④エキスパートフォローを行う

🎬 インタビュー録画の送付

#s_arches_a_recordingsチャンネルから該当IVを見つけ、CFに送付を依頼します。

Magical「recordingjp」（日本語）または「recordingen」（英語）を使用して担当CFに展開しましょう。

💡 録画URLを展開する前に必ず自分で録画内容を確認しましょう。

💰 Billing作成 & 口座情報回収

Billing作成手順

  1. AISのエキスパートページでRateと謝礼・割引が正しく設定されているか確認
  2. インタビューステータスを「Finished」に変更
  3. 「New Billing」を選択 → 終了したインタビューをクリック
  4. 「Actual IV Duration by minutes」に実施時間を入力（Zoomレコーディングで確認、先方発行の場合はエキスパートに確認）
  5. Specialist cost・Rateを入力（30分IVの場合：謝礼=1時間レートの半額、Rate=1時間レートの60〜70%）
  6. 通訳・書き起こし等の付帯サービスは「Add service option」から選択
  7. Saveをクリック → プロジェクトSlackチャンネルに通知が送信される
💡 Billingコンファーム依頼：①見届け完了後に仮Billingを作成 → ②IV実施時間を確認し、根拠とともにマネージャーに報告（例：「#s_arches_a_recordingsで確認しました」）

口座情報回収（Magical: bankjp）

IV終了後にエキスパートへ送付：所要時間の確認 + 下記口座情報を回収

  • Bank name（銀行名）
  • Bank Account Number（口座番号）
  • Account Holder（口座名義人カナ）
  • Branch（支店）
  • Paying Currency（通貨）：JPY

回収した情報はExpert DB Info → Advance Edit → Bank Infoに入力します。

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